Código de Conducta de Proveedores de Tralix México S. de R.L. de C.V.

Este Código de Conducta para Proveedores, sean estos personas físicas o morales, plasma los requerimientos mínimos que deberán cumplir nuestros Proveedores, actuales y potenciales, en cuanto a condiciones sociales, éticas, laborales, de seguridad de la información y legales para el desarrollo de sus operaciones y servicios en México.

Este código se basa en la legislación mexicana vigente. Sin embargo, incluye referencias y alineamientos con normativas internacionales a las que México está suscrito, con el fin de homologar estándares para aquellos proveedores que no sean de nacionalidad mexicana, tales como las normas de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), los Diez Principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, así como en las políticas y procedimientos Internas de Tralix México, como es, entre otras, la Política de Seguridad.

Se utilizará el presente Código de Conducta para evaluar los estándares laborales, de seguridad y demás referidos a lo largo del presente documento, y el cumplimiento de la normatividad por parte de los Proveedores de bienes y servicios de Tralix México.

En relación con lo anterior, los Proveedores de Tralix México deberán cumplir este Código de Conducta y, en todo caso, hacer cumplir el mismo al interior de sus organizaciones, asegurando que este se encuentre a disposición de sus funcionarios, empleados, proveedores, subcontratistas y cualquier otro tercero que intervenga en la prestación de los bienes o servicios a Tralix México.

En Tralix México valoramos la relación comercial con nuestros Proveedores, razón por la cual los consideramos aliados en cuanto a crecimiento, desarrollo e innovación, de tal forma que se requiere que compartan sus valores y compromisos, con el cumplimiento de las siguientes conductas:

1. Cumplimiento de las Leyes
El Proveedor, así como en su caso, sus instalaciones, deberán cumplir con todas las leyes y normas que le resulten aplicables en el territorio mexicano; entre ellas las relacionadas con el trabajo, el libre comercio, el apego total a las legislaciones Anticorrupción, la seguridad en las instalaciones, la salud y la protección a los empleados. El Proveedor deberá cumplir a cabalidad con todos los requisitos que las leyes mexicanas exigen para su correcta operación. Esto incluye, pero no se limita a, la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), la Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial (LFPPI), etc.

2. Protección a los Trabajadores
El proveedor debe garantizar el respeto a los derechos laborales conforme a la Ley Federal del Trabajo y los convenios internacionales ratificados por México.

Asimismo, deberá prevenir cualquier forma de trata de personas, acoso, discriminación o abuso en el entorno laboral, asegurando igualdad de oportunidades y un trato digno para todo su personal.

3. Seguridad y Calidad del Producto
Todos los productos y servicios suministrados por el Proveedor deben cumplir los estándares de seguridad y calidad requeridos por la ley aplicable en México y los estándares requeridos por Tralix México.

4 conflictos de Interés
El Proveedor deberá evitar cualquier situación que constituya un conflicto de interés real, o que pudiera potencialmente dar lugar a uno durante la relación comercial, obligándose a informar a Tralix México, cuando sea el caso, dicha situación.

En Tralix México estamos conscientes que pueden existir relaciones de amistad fuera de las relaciones comerciales, entre el proveedor y los colaboradores de Tralix México, sin embargo, el Proveedor deberá cuidar que dicha relación personal no influya en las decisiones de negocio con Tralix México.

Si el Proveedor tiene alguna relación familiar, o de algún otro tipo, con algún colaborador de Tralix México, deberá informarlo ya que ese hecho pudiera representar un conflicto de interés. Lo anterior, a fin de coadyuvar con el cumplimiento a cualquier normativa sobre Política de conflicto de interés.

5. Propiedad Intelectual e Industrial
El Proveedor debe tomar las medidas apropiadas para salvaguardar y proteger la información confidencial, privada o cualquier otra de la que tiene o tenga conocimiento como consecuencia de la relación comercial, que sea propiedad de Tralix México o desarrollada por el Proveedor en favor de Tralix México y utilizar dicha información solo para los fines autorizados en el acuerdo contractual. Esto incluye el cumplimiento de la Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial (LFPPI) y demás normativas aplicables en la materia.

El Proveedor no debe usar, revelar, o transmitir de cualquier forma cualquier secreto industrial, fórmula, proceso, o conocimiento confidencial o datos de Tralix México, aun cuando haya concluido su relación contractual, excepto lo autorizado como parte de la prestación de servicios o lo que requiera la ley.

El Proveedor debe asegurarse de que los servicios o productos proporcionados a Tralix México de acuerdo con su relación de negocios no estén infringiendo los derechos de propiedad intelectual de terceros.

6. Titularidad de la Propiedad Intelectual
El Proveedor reconoce y acepta expresamente que toda la Propiedad Intelectual, incluyendo programas de cómputo, diseños, procesos, metodologías, marcas, material gráfico o cualquier otra “obra por encargo” desarrollada total o parcialmente por el Proveedor en ejecución o como consecuencia de su relación comercial con Tralix México, será propiedad exclusiva, única y perpetua de Tralix México. El Proveedor se obliga a ceder y a suscribir cualquier documento que sea necesario para formalizar la transferencia de la titularidad de dichos derechos en favor de Tralix México sin que ello represente una contraprestación adicional.

7. Competencia Económica
El Proveedor debe realizar todas sus actividades de acuerdo con la Ley Federal de Competencia Económica (LFCE), evitando incurrir en prácticas monopólicas o en limitaciones a la libre competencia. En este sentido deberá contar con métodos de comercialización éticos que no incurran en ningún tipo de competencia desleal.

8. Anticorrupción
El Proveedor debe estar consciente de que Tralix México está sujeto a diversas regulaciones referentes al combate a la corrupción, por lo que el Proveedor reconoce y acepta que está estrictamente prohibido por la Ley General de Responsabilidades Administrativas y demás leyes aplicables, ofrecer o aceptar, directa o indirectamente, sobornos o dádivas de cualquier especie, que puedan influir en la acción u omisión de funcionarios públicos (de cualquier orden y nivel) y/o de terceros que de manera injustificada, dolosa y/o culposa incumpla con un deber en el servicio público y/o establezca una influencia o beneficio en favor del Proveedor para obtener o facilitar posibles negocios y/o ventajas comerciales y/o permisos y/o análogos. Por lo anterior, el Proveedor se compromete y obliga a actuar, en todo momento, conforme a la regulación correspondiente, a la Política para Combatir los Pagos Ilegales y Sobornos de Tralix México.

En caso de que el Proveedor participe en actos de corrupción y derivado de esto se inicie un proceso en su contra por parte de una autoridad, este se compromete a sacar en paz y a salvo a Tralix México de cualquier juicio o reclamación en el que se le involucre, a pagar los daños y perjuicios que en su caso resulten, así como los honorarios y gastos de abogados.

Asimismo, para Tralix México, no es aceptable bajo ninguna circunstancia, condicionar una negociación o relación comercial a cambio de dádivas de cualquier especie, incluyendo: cortesías, regalos, viajes, comidas, descuentos, pagos en efectivo o sobornos de cualquier naturaleza, en beneficio de los colaboradores de Tralix México o de sus familiares, por lo que el Proveedor debe denunciar cualquier comportamiento ilícito o condicionamiento de la negociación o relación comercial por parte de colaboradores de Tralix México.

9. Prevención de Lavado de Dinero
El Proveedor deberá cumplir con la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI) y demás leyes aplicables en materia de prevención de lavado de dinero, estableciendo en caso de ser aplicable, las medidas y procedimientos requeridos por la normativa en la materia para prevenir y detectar actos u operaciones que involucren recursos de procedencia ilícita. Asimismo, se obliga a que todas sus operaciones y transacciones se lleven a cabo con recursos de procedencia lícita.

10. Prevención de Fraude
El Proveedor y, sus colaboradores, en caso de tenerlos, no deberán participar o incurrir en la comisión de actos fraudulentos, entendiendo estos en términos de las leyes penales mexicanas, como el engaño o aprovechamiento del error en que se encuentre una persona, para obtener ganancias o ventajas indebidas. El Proveedor tiene responsabilidad de implementar medidas para prevenir y detectar este tipo de conductas, así como dar aviso a Tralix México de cualquier situación de esta naturaleza en la que pudiera o esté involucrado cualquiera de sus colaboradores, en referencia a la relación comercial que tiene con Tralix México.

El Proveedor se obliga a sacar a paz y a salvo a Tralix México de cualesquiera juicio o reclamación que se intente en su contra, así como al pago de daños y perjuicios que en su caso resulten.

11. Registros y Contabilidad
El Proveedor se obliga a llevar sus registros contables de acuerdo con las normas nacionales y/o internacionales que le resulten aplicables, incluyendo las disposiciones fiscales mexicanas.

12. Protección de Datos Personales
El Proveedor se obliga a cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento, así como con las demás leyes vigentes en materia de protección de datos personales que le resulten aplicables en su operación.

Asimismo, se compromete a tratar los datos personales que reciba de Tralix México como lo establece la legislación aplicable y los avisos de privacidad de Tralix México.

13. Confidencialidad
El Proveedor se compromete a que toda la información que Tralix México le proporcione de manera escrita, oral, visual, electrónica o por cualquier otro medio, será tratada como información confidencial, por lo que el Proveedor, y de ser el caso, sus funcionarios, colaboradores y cualquier tercero que en virtud de la relación, deba conocer la misma, están obligados a no revelar dicha información, ni a transmitirlos en forma alguna a terceros, sin el previo consentimiento por escrito de Tralix México.

El Proveedor y en su caso, sus funcionarios, colaboradores y cualquier otro tercero, no podrán comunicar públicamente sobre los negocios de Tralix México o los bienes o servicios que se prestan a Tralix México sin su previa autorización por escrito.

14. Condiciones de Relación: Transparencia y Objetividad en el Proceso de Compra
El fin que persigue Tralix México y sus colaboradores es: la transparencia, la objetividad y veracidad en sus procesos y requerimientos de compra. De igual manera, Tralix México requiere que sus Proveedores establezcan procedimientos que fomenten la transparencia, objetividad y veracidad.

15. Comunicación con Proveedores
La práctica de escuchar al Proveedor nos permite conocer sus inquietudes y dudas, y nos permite mantener relaciones sostenibles y basadas en el respeto mutuo; lo cual es fundamental en nuestras negociaciones pues de esta manera lograremos condiciones que nos beneficien mutuamente.

Tralix México pone a su disposición medios electrónicos y números telefónicos para hacernos saber sus inquietudes, quejas o dudas, a través de sus contactos comerciales o los que ya se encuentran publicados en la página web.

16. Consecuencias
El incumplimiento, total o parcial, del presente Código de Conducta por parte de un proveedor podrá dar lugar a la aplicación de medidas proporcionales al grado de la infracción, con base en la gravedad, la reincidencia y la voluntad de corregir. Entre las posibles consecuencias se encuentran:

• Advertencia Formal
  Emisión de una notificación por escrito solicitando la corrección inmediata de la conducta u omisión identificada.
• Suspensión Temporal
  Suspensión temporal de pedidos, pagos o relaciones comerciales mientras se investiga el incidente o se implementa un plan de acción correctiva.
• Terminación de Contrato
  En caso de incumplimientos graves, reiterados o no corregidos en tiempo y forma, Tralix podrá rescindir la relación contractual de manera anticipada y sin responsabilidad alguna, conforme a las cláusulas pactadas.
• Restricción para Futuros Contratos
  Registro del proveedor como no elegible para futuras contrataciones hasta nuevo aviso o evaluación favorable.
• Acciones Legales
  En caso de que el incumplimiento represente una violación legal, se podrán emprender las acciones civiles, administrativas o penales que correspondan conforme a la legislación aplicable.

17. Denuncia de Infracciones
Los comportamientos ilegales, no éticos o violaciones al Código de Conducta para Proveedores, se podrán reportar de forma confidencial y anónima a través del correo electrónico: legal@tralix.com.

Tralix México se compromete a investigar todas las denuncias de manera diligente y a tomar las acciones correctivas que correspondan, garantizando la protección de la identidad del denunciante en la medida que lo permita la ley.

18. Supervisión
El Proveedor acepta que Tralix México a través de sus colaboradores, podrá supervisar en cualquier momento el debido cumplimiento al presente Código, así como en lo que se refiere a las disposiciones contenidas en los acuerdos firmados entre Tralix México y el Proveedor. Razón por la cual, el Proveedor se obliga a proporcionar toda la información y/o documentación relacionada para tales fines y a permitir, en su caso, el acceso al personal debidamente identificado de Tralix México, en horas y días laborales mediando previo aviso en este último caso.

El Proveedor llevará a cabo las acciones necesarias, para garantizar que los subcontratistas que participen en la prestación de los servicios cumplan a su vez con las obligaciones contenidas en este apartado y en el presente Código.

19. Facturación Electrónica
Dado que Tralix México se dedica a la facturación electrónica, es fundamental que los Proveedores que presten servicios o suministren bienes relacionados con esta actividad cumplan estrictamente con la normativa fiscal mexicana aplicable. Esto incluye, pero no se limita a, el Código Fiscal de la Federación (CFF) y su Reglamento, la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) y cualquier otra disposición emitida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en materia de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Los Proveedores deberán garantizar la autenticidad, integridad y validez de los CFDI que emitan o reciban en el marco de su relación comercial con Tralix México, así como la correcta conservación de estos de acuerdo con la legislación vigente.

20. Email Marketing
Para los Proveedores que presten servicios relacionados con email marketing o que manejen bases de datos de contactos para Tralix México, es imperativo el cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento, así como cualquier otra normativa aplicable en materia de privacidad y protección de datos. Esto incluye la obtención del consentimiento expreso de los titulares de los datos para el envío de comunicaciones comerciales, la provisión de mecanismos sencillos para la revocación de dicho consentimiento y el aseguramiento de la confidencialidad e integridad de las bases de datos. Los Proveedores deberán garantizar que sus prácticas de email marketing sean éticas, transparentes y respetuosas con la privacidad de los usuarios, evitando el envío de comunicaciones no solicitadas (spam) y cumpliendo con las mejores prácticas de la industria.

21. Seguridad de la Información
Los Proveedores que tengan acceso a los sistemas, redes o información de Tralix México, o que procesen, almacenen o transmitan datos en nombre de Tralix México, deberán implementar y mantener medidas de seguridad de la información robustas y adecuadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de dicha información.

Estas medidas deberán estar en línea con las mejores prácticas de la industria y cumplir con las políticas de seguridad de la información de Tralix México. Se espera que los Proveedores notifiquen de inmediato a Tralix México sobre cualquier incidente de seguridad de la información, violación de datos o acceso no autorizado a la información de Tralix México de la que tengan conocimiento.

22. Garantía sobre Derechos de Terceros e Indemnización
El Proveedor garantiza que los servicios, productos o entregables proporcionados a Tralix México no violan ni infringen derechos de Propiedad Intelectual de terceros. En este acto, el Proveedor se obliga a sacar en paz y a salvo y a indemnizar a Tralix México, sus directivos y empleados, de cualquier reclamación, demanda, litigio, sanción o costo (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja o se derive de una presunta o real violación a derechos de Propiedad Intelectual de terceros.

23. Obligaciones al Término de la Relación Contractual
Una vez concluida la relación contractual por cualquier causa (rescisión, terminación, vencimiento, etc.), el Proveedor se obliga de forma inmediata a:

• a. Cesar de inmediato todo uso de la Información Confidencial y cualquier Propiedad Intelectual de Tralix México.
• b. A elección y solicitud expresa de Tralix México, deberá:
  i. Devolver de forma íntegra y ordenada toda la Información Confidencial y materiales que la contengan, sin retener copias de ningún tipo.
  ii. Destruir de forma segura e irreversible toda la Información Confidencial que obre en su poder, incluyendo la que se encuentre en medios electrónicos, copias de respaldo (backups) o archivos físicos. La destrucción deberá realizarse por métodos que impidan su recuperación (ej. trituración de documentos, borrado seguro de datos).
• c. Entregar a Tralix México, dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes a la solicitud, una certificación por escrito firmada por su representante legal, en la que conste el cumplimiento de las obligaciones de devolución y/o destrucciones aquí establecidas.

24. Supervivencia de las obligaciones
Las obligaciones contenidas en la presente cláusula, particularmente las relativas a Confidencialidad, Titularidad de la Propiedad Intelectual y las Obligaciones al Término de la Relación Contractual, sobrevivirán a la terminación, rescisión o conclusión del acuerdo contractual por tiempo indefinido.

25. Aceptación y Compromiso del Proveedor
La aceptación del presente Código es un requisito previo para establecer una relación comercial con Tralix México. El Proveedor se compromete al cumplimiento del presente Código. Los estándares del Código no sustituyen, sino que se añaden, a las disposiciones de cualquier acuerdo o contrato legal entre el Proveedor y Tralix México.

El Proveedor confirma que:

• Ha recibido y tomado debida nota del contenido del Código de Conducta de Proveedores de Tralix México;
• Es consciente de todas las leyes y normas que le resultan aplicables en los países en los que este opera, incluyendo la legislación mexicana;
• Informará a Tralix México, a través de los medios incluidos en este Código, acerca de cualquier infracción o sospecha de infracción del Código;
• Cumplirá y hará cumplir el Código de Conducta de Proveedores de Tralix México, para lo cual, informará sobre su contenido, a todos sus colaboradores, subcontratistas y aquellos terceros que derivado de la relación deban conocerlo, y se asegurará que también cumplan y hagan cumplir las disposiciones incluidas en el mismo.

• Nombre del Proveedor:
• Firma del Proveedor o de su Representante Legal
• Nombre
• Cargo
• Fecha y Lugar

“En caso de no mediar firma, el presente Código será publicado en el sitio web https://www.tralix.com/codigo-de-conducta-de-proveedores/ y/o difundido por medios electrónicos. Su recepción por parte del proveedor implicará la aceptación tácita de los términos aquí establecidos.”