Código de Conducta de Proveedores de Tralix México S. de R.L. de C.V.
Este Código de Conducta para Proveedores, sean estos personas físicas o morales, plasma los requerimientos mínimos que deberán cumplir nuestros Proveedores, actuales y potenciales, en cuanto a condiciones sociales, éticas, laborales, de seguridad de la información y legales para el desarrollo de sus operaciones y servicios en México.
Este código se basa en la legislación mexicana vigente. Sin embargo, incluye referencias y alineamientos con normativas internacionales a las que México está suscrito, con el fin de homologar estándares para aquellos proveedores que no sean de nacionalidad mexicana, tales como las normas de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), los Diez Principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, así como en las políticas y procedimientos Internas de Tralix México, como es, entre otras, la Política de Seguridad.
Se utilizará el presente Código de Conducta para evaluar los estándares laborales, de seguridad y demás referidos a lo largo del presente documento, y el cumplimiento de la normatividad por parte de los Proveedores de bienes y servicios de Tralix México.
En relación con lo anterior, los Proveedores de Tralix México deberán cumplir este Código de Conducta y, en todo caso, hacer cumplir el mismo al interior de sus organizaciones, asegurando que este se encuentre a disposición de sus funcionarios, empleados, proveedores, subcontratistas y cualquier otro tercero que intervenga en la prestación de los bienes o servicios a Tralix México.
En Tralix México valoramos la relación comercial con nuestros Proveedores, razón por la cual los consideramos aliados en cuanto a crecimiento, desarrollo e innovación, de tal forma que se requiere que compartan sus valores y compromisos, con el cumplimiento de las siguientes conductas:
PRINCIPIOS GENERALES
- Legalidad, integridad, honestidad, transparencia y rendición de cuentas.
- Respeto a los derechos humanos, trabajo digno, igualdad y no discriminación.
- Confidencialidad, privacidad, seguridad de la información y uso responsable de la tecnología.
- Calidad, continuidad, trazabilidad y cumplimiento de los compromisos contractuales.
- Prevención de riesgos, cooperación y mejora continua.
DEBIDA DILIGENCIA, INFORMACIÓN Y MONITOREO
El Proveedor deberá proporcionar información veraz, completa, vigente y verificable durante la evaluación inicial, contratación y reevaluaciones periódicas. Deberá informar sin demora cambios que puedan afectar su capacidad, legalidad, seguridad, continuidad o reputación.
Evidencia susceptible de requerimiento
- Acta constitutiva, poderes, identificación de representantes, domicilio, RFC y datos del beneficiario controlador, cuando resulte aplicable.
- Opiniones de cumplimiento fiscal, de seguridad social e INFONAVIT; constancia REPSE cuando se presten servicios u obras especializadas y demás permisos, licencias o registros aplicables.
- Estados financieros, referencias, pólizas de seguro, certificaciones, informes de auditoría, políticas y evidencias de controles, de acuerdo con el riesgo del servicio.
- Descripción de subcontratistas, subencargados, ubicaciones de tratamiento, servicios en la nube, países de almacenamiento o acceso y cambios relevantes en la cadena de suministro.
- Información sobre incidentes materiales, sanciones, litigios, investigaciones, conflictos de interés o restricciones que puedan afectar la relación con Tralix.
CUMPLIMIENTO LEGAL Y CORPORATIVO
El Proveedor deberá cumplir la Constitución, leyes, reglamentos, normas oficiales mexicanas, permisos, resoluciones de autoridad y obligaciones contractuales que resulten aplicables a su actividad. También deberá respetar la legislación de otras jurisdicciones cuando el servicio, los datos, el personal o los bienes estén sujetos a ella.
El Proveedor mantendrá vigentes sus autorizaciones, registros, licencias y capacidad de representación; cooperará de buena fe con requerimientos legítimos de autoridad y notificará a Tralix cualquier suspensión, cancelación o investigación relevante que pueda impactar el servicio.
INTEGRIDAD, ANTICORRUPCIÓN Y RELACIÓN CON AUTORIDADES
Se prohíbe ofrecer, prometer, autorizar, entregar, solicitar o aceptar sobornos, pagos de facilitación, comisiones indebidas, beneficios, regalos, viajes, entretenimiento, donaciones, empleos o cualquier ventaja destinada a influir indebidamente en una decisión pública o privada. La prohibición aplica directamente y a través de intermediarios.
Los obsequios y atenciones deberán ser ocasionales, razonables, transparentes, permitidos por la ley y las políticas de Tralix, y nunca podrán consistir en efectivo o equivalentes. El Proveedor llevará registros exactos de sus operaciones y no utilizará cuentas, facturas, contratos o descripciones falsas para ocultar pagos.
En interacciones con personas servidoras públicas, el Proveedor observará la Ley General de Responsabilidades Administrativas y se abstendrá de soborno, participación ilícita, tráfico de influencias, utilización de información falsa, colusión, obstrucción de facultades de investigación o uso indebido de recursos públicos.
CONFLICTOS DE INTERÉS, REGALOS Y PARTES RELACIONADAS
El Proveedor deberá revelar antes de contratar y durante la relación cualquier vínculo familiar, laboral, societario, financiero o personal con colaboradores de Tralix que pueda crear un conflicto real, potencial o aparente. La revelación no implica descalificación automática, pero permite adoptar medidas de control.
El Proveedor no podrá contratar, remunerar o utilizar a personal de Tralix para obtener información, trato preferencial o decisiones favorables, ni condicionar negociaciones mediante beneficios personales.
PREVENCIÓN DE LAVADO DE DINERO, FRAUDE Y OPERACIONES SIMULADAS
El Proveedor garantizará el origen lícito de los recursos utilizados, identificará a su beneficiario controlador cuando corresponda y cumplirá la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (Ley Antilavado) si realiza actividades vulnerables. No participará en fraude, falsificación, evasión, triangulación, empresas fachada, facturación de operaciones inexistentes, simulación contractual o desvío de recursos.
Los pagos deberán realizarse a cuentas a nombre del Proveedor o de la persona autorizada contractualmente. Cualquier cambio de cuenta deberá sujetarse a los controles de validación de Tralix. El Proveedor notificará operaciones inusuales relacionadas con la relación comercial, sin revelar información legalmente reservada.
COMPETENCIA ECONÓMICA Y COMPRAS ÍNTEGRAS
El Proveedor competirá de manera independiente y legítima. Se prohíben acuerdos para fijar precios, dividir mercados, coordinar posturas, manipular licitaciones, intercambiar información comercial sensible o excluir competidores. La información recibida durante un proceso de compra sólo se utilizará para preparar la propuesta correspondiente.
No se permitirá alterar evaluaciones, presentar cotizaciones coordinadas, suplantar competidores ni proporcionar información engañosa sobre precio, capacidad, origen, calidad o disponibilidad.
DERECHOS LABORALES, DERECHOS HUMANOS Y TRATO DIGNO
El Proveedor respetará la Ley Federal del Trabajo, la seguridad social y los tratados ratificados por México. Garantizará trabajo digno, salarios y prestaciones legales, jornadas y descansos permitidos, libertad de asociación, seguridad e higiene, capacitación y un entorno libre de discriminación, hostigamiento, acoso sexual y violencia.
- Prohibir trabajo infantil contrario a la ley, trabajo forzoso, esclavitud, servidumbre, trata de personas, retención injustificada de documentos y cobro indebido de cuotas de reclutamiento.
- No discriminar por origen, género, edad, discapacidad, condición social, salud, religión, situación migratoria, opiniones, orientación sexual, estado civil o cualquier otra condición protegida.
- Proporcionar ajustes razonables y condiciones accesibles cuando correspondan.
- Proteger a personas migrantes y verificar legalmente su situación sin prácticas abusivas.
- Investigar denuncias laborales y evitar represalias contra quienes reporten de buena fe.
SUBCONTRATACIÓN LABORAL Y REPSE
La subcontratación de personal está prohibida en los términos de la Ley Federal del Trabajo. Cuando el Proveedor preste servicios u obras especializadas, deberá acreditar que éstos no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de Tralix, contar con registro REPSE vigente cuando sea exigible, formalizar el servicio por escrito y cumplir obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social.
El Proveedor será responsable de su personal y no generará subordinación laboral con Tralix. Deberá entregar la documentación de cumplimiento que razonablemente se solicite y mantener indemne a Tralix respecto de incumplimientos atribuibles al Proveedor, en los términos del contrato y la ley.
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
El Proveedor identificará peligros, evaluará riesgos y establecerá medidas preventivas conforme al Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo y las NOM aplicables. Cuando su personal ingrese a instalaciones de Tralix o de clientes, deberá cumplir reglas de acceso, seguridad, protección civil, equipo de protección personal y reporte de accidentes.
Los accidentes, lesiones, daños materiales o condiciones inseguras relacionadas con el servicio deberán comunicarse inmediatamente al contacto designado por Tralix.
MEDIO AMBIENTE Y GESTIÓN RESPONSABLE DE RECURSOS
El Proveedor cumplirá la legislación ambiental aplicable, permisos y NOM en materia de emisiones, descargas, residuos, sustancias peligrosas, ruido, impacto ambiental y transporte. Adoptará medidas razonables para prevenir contaminación, reducir residuos y consumo de energía y agua, y asegurar la disposición autorizada de residuos.
Cualquier derrame, liberación, sanción o incidente ambiental que pueda afectar a Tralix, a sus clientes o al servicio deberá notificarse sin demora.
CALIDAD, SEGURIDAD, TRAZABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PRODUCTO O SERVICIO
Los bienes y servicios deberán cumplir especificaciones, niveles de servicio, NOM, autorizaciones, garantías y requisitos contractuales. El Proveedor mantendrá controles de calidad, trazabilidad de componentes, pruebas y registros suficientes para demostrar conformidad.
Se prohíbe suministrar productos falsificados, alterados, usados como nuevos, de origen ilícito, con componentes no autorizados o que infrinjan derechos de terceros. El Proveedor notificará defectos, vulnerabilidades, retiros de producto o cambios materiales antes de que afecten a Tralix.
OBLIGACIONES FISCALES, CFDI Y REGISTROS
El Proveedor mantendrá registros contables completos y exactos, cumplirá sus obligaciones fiscales y emitirá CFDI auténticos, íntegros y válidos conforme al Código Fiscal de la Federación, la Resolución Miscelánea Fiscal y disposiciones aplicables. No emitirá ni utilizará comprobantes por operaciones inexistentes o simuladas.
Los registros relacionados con la relación comercial deberán conservarse durante los plazos legales y contractuales y estar disponibles para verificaciones razonables.
CONFIDENCIALIDAD Y SECRETOS INDUSTRIALES
El Proveedor utilizará la Información Confidencial exclusivamente para cumplir el contrato, limitará el acceso al personal que necesite conocerla y aplicará medidas al menos equivalentes a las utilizadas para proteger su propia información de naturaleza similar. La obligación subsistirá después de terminada la relación durante el plazo contractual o legal aplicable.
No divulgará información a terceros ni realizará anuncios, publicaciones, casos de éxito o referencias comerciales sin autorización previa y escrita de Tralix, salvo obligación legal. Ante un requerimiento de autoridad, notificará previamente a Tralix cuando la ley lo permita y limitará la entrega a lo estrictamente requerido.
PROPIEDAD INTELECTUAL, INDUSTRIAL Y DERECHOS DE TERCEROS
La titularidad de entregables, desarrollos, licencias, materiales preexistentes y obras por encargo se regirá por el contrato y la legislación aplicable. El Código no sustituye la cesión o licencia escrita que legalmente sea necesaria. Los derechos morales se respetarán conforme a la Ley Federal del Derecho de Autor.
El Proveedor garantiza que cuenta con derechos y autorizaciones suficientes sobre los bienes, software, contenidos y materiales utilizados. Identificará componentes de terceros y de código abierto, sus licencias y restricciones, y no incorporará elementos que obliguen a revelar código o limiten el uso de Tralix sin aprobación previa.
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Cuando el Proveedor trate datos personales por cuenta de Tralix, actuará como Encargado y deberá formalizar un contrato o anexo que cumpla la LFPDPPP y su Reglamento. Sólo tratará los datos conforme a instrucciones documentadas, finalidades autorizadas y medidas de seguridad adecuadas.
- Guardar confidencialidad y asegurar que el personal autorizado asuma obligaciones equivalentes.
- No usar los datos para fines propios, publicidad, elaboración de perfiles, enriquecimiento de bases o entrenamiento de modelos.
- No transferir, alojar, acceder desde otro país, subcontratar ni cambiar proveedores de nube sin autorización cuando el contrato la requiera.
- Apoyar a Tralix en derechos ARCO, investigaciones, evaluaciones y cumplimiento de obligaciones.
- Devolver, bloquear o suprimir los datos y copias al término del servicio, salvo conservación legal documentada.
- Comunicar de inmediato cualquier vulneración y abstenerse de contactar a titulares o autoridades sin instrucción de Tralix, excepto cuando la ley obligue expresamente.
Si el Proveedor determina por cuenta propia las finalidades o medios esenciales del tratamiento, será responsable independiente y deberá cumplir las obligaciones legales correspondientes, incluida la puesta a disposición de su propio aviso de privacidad.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CIBERSEGURIDAD
El Proveedor aplicará controles proporcionales al riesgo, criticidad y naturaleza de la información o sistemas involucrados. Cuando tenga acceso a activos de Tralix, deberá cumplir sus políticas de seguridad y las obligaciones contractuales.
- Gestión de identidades, mínimo privilegio, autenticación robusta y revisión periódica de accesos.
- Cifrado adecuado en tránsito y reposo, segregación de ambientes y protección de respaldos.
- Gestión de vulnerabilidades, parches, antimalware, monitoreo, registros y respuesta a incidentes.
- Desarrollo seguro, pruebas, control de cambios y corrección oportuna de vulnerabilidades cuando suministre software.
- Continuidad, recuperación, respaldos probados y capacidad de restauración.
- Revocación inmediata de accesos al cambiar o salir personal y eliminación segura de activos e información.
El Proveedor notificará a Tralix inmediatamente y, si el contrato no prevé un plazo menor, dentro de las primeras 24 horas desde que tenga conocimiento de un incidente que pueda afectar información, sistemas o servicios de Tralix. La notificación inicial podrá ser preliminar y deberá actualizarse conforme avance la investigación.
SERVICIOS EN LA NUBE, SUBENCARGADOS Y CADENA DE SUMINISTRO
El Proveedor transparentará los servicios en la nube, centros de datos, ubicaciones, subencargados y dependencias críticas utilizados. No podrá atribuirse propiedad sobre la información de Tralix ni modificar materialmente la ubicación, subcontratación o condiciones de seguridad sin cumplir el proceso de autorización aplicable.
El Proveedor impondrá a subcontratistas obligaciones equivalentes a este Código y seguirá siendo responsable frente a Tralix por su actuación. Deberá mantener capacidad para recuperar y entregar la información en formato utilizable y suprimirla al término del servicio.
USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y HERRAMIENTAS AUTOMATIZADAS
El Proveedor no introducirá Información Confidencial, datos personales, código fuente ni materiales de Tralix en herramientas públicas o servicios de inteligencia artificial sin autorización previa. Tampoco utilizará dicha información para entrenar, ajustar o evaluar modelos propios o de terceros.
Cuando un entregable utilice inteligencia artificial, el Proveedor deberá informar su uso, mantener supervisión humana adecuada, validar resultados, gestionar sesgos y errores, respetar propiedad intelectual y privacidad, y conservar trazabilidad suficiente para explicar el origen y revisión del contenido.
CONTINUIDAD DEL NEGOCIO Y RESILIENCIA
Los proveedores críticos deberán mantener planes documentados de continuidad y recuperación, responsables, medios alternos, respaldos y pruebas periódicas. Informarán sin demora cualquier evento que pueda afectar niveles de servicio, disponibilidad, capacidad financiera, personal clave, instalaciones o cadena de suministro.
La activación de planes de continuidad no exime del cumplimiento de seguridad, confidencialidad, privacidad o calidad.
AUDITORÍA, EVIDENCIA Y PLANES DE ACCIÓNTralix podrá solicitar evidencias razonables de cumplimiento y, cuando lo justifique el riesgo o el contrato, realizar revisiones documentales o auditorías con aviso previo razonable, alcance definido y deberes de confidencialidad. Las revisiones no deberán implicar acceso innecesario a información de otros clientes, secretos ajenos al servicio o datos personales no relacionados.
En incidentes graves, indicios de incumplimiento, requerimientos de autoridad o riesgos inminentes, Tralix podrá solicitar información urgente y medidas inmediatas. El Proveedor deberá presentar y ejecutar planes de corrección con responsables y fechas acordadas.
DENUNCIAS, INVESTIGACIÓN Y NO REPRESALIAS
Los incumplimientos reales o sospechados podrán reportarse de buena fe a legal@tralix.com o mediante los canales que Tralix publique. Se prohíben represalias contra denunciantes, testigos o personas que cooperen en una investigación.
Tralix tratará los reportes con confidencialidad razonable, respetará derechos de las personas involucradas y podrá solicitar al Proveedor investigación, evidencia, acciones correctivas o cooperación con autoridades.
USO DEL NOMBRE, MARCAS Y COMUNICACIONES
El Proveedor no utilizará el nombre, marcas, logotipos, testimonios, fotografías, instalaciones o relación comercial de Tralix con fines publicitarios, promocionales o de referencia sin autorización previa y escrita. Toda comunicación externa relacionada con incidentes o controversias deberá coordinarse con Tralix, salvo obligación legal.
CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO
Las medidas se determinarán conforme a la ley, el contrato, la gravedad, recurrencia, impacto y cooperación del Proveedor. Podrán incluir advertencia, solicitud de evidencia, plan correctivo, restricción de accesos, suspensión de nuevas órdenes o actividades, reevaluación, terminación contractual, reclamación de daños o comunicación a autoridades.
Los pagos ya devengados sólo podrán retenerse, compensarse o condicionarse cuando exista fundamento contractual o legal. Cualquier terminación, indemnización, pena o exclusión de futuras contrataciones se aplicará conforme al contrato y al debido proceso interno de Tralix.
TERMINACIÓN, DEVOLUCIÓN Y SUPRESIÓN
Al concluir la relación, el Proveedor cesará el uso de activos, credenciales, información, datos y propiedad de Tralix; devolverá los materiales y, a solicitud de Tralix, realizará destrucción segura y certificada. La eliminación de respaldos podrá efectuarse conforme al ciclo documentado de retención, siempre que permanezcan aislados, protegidos y sin uso ordinario.
El Proveedor apoyará una transición ordenada, revocará accesos, entregará información y documentación necesaria y mantendrá las obligaciones que por su naturaleza deban sobrevivir, especialmente confidencialidad, datos personales, propiedad intelectual, auditoría y responsabilidades pendientes.
ACEPTACIÓN, ACTUALIZACIONES Y VIGENCIA
El Proveedor reconoce que este Código forma parte del marco de evaluación y cumplimiento de terceros de Tralix. La aceptación se acreditará mediante firma, aceptación electrónica, incorporación en el contrato u orden de compra, o cualquier mecanismo legalmente válido.
Tralix podrá actualizar el Código para reflejar cambios legales, regulatorios o de riesgo. Las modificaciones materiales se comunicarán por los medios acordados y serán vinculantes conforme a los términos del contrato o a la aceptación correspondiente. La publicación en el sitio web facilita su consulta, pero no sustituye los requisitos de incorporación o consentimiento aplicables.
DECLARACIÓN DEL PROVEEDOR
El Proveedor declara que ha recibido, leído y comprendido este Código; que cuenta con facultades para obligarse; que informará su contenido al personal y subcontratistas involucrados; y que comunicará oportunamente cualquier incumplimiento o cambio material.
- Nombre o razón social del Proveedor:
- Nombre de la persona representante:
- Cargo:
- Firma o aceptación electrónica:
- Fecha y lugar: